Organizujte se

v Org mode

Kepi

3. 11. 2018 v 10 hod

#openalt

Úvod

Ondra Kudlík (Kepi)

igloonet.cz

@KepiCZ |  kepi

Vedu hostingové oddělení v igloonet, který také spoluvlastním. Ve volném čase :) si hraju s různými OS prográmky, některé tvořím a do spousty přispívám.

Co je cílem a co vás čeká

Zvládání chaosu

  1. Jak si vyčistit hlavu.
  2. Jak nemít stále moc práce.
  3. Jak vědět, kdy mě co čeká.
  4. Jak nezapomínat.
  5. Jak najít smlouvu, dokument, e-mail…

Používání Org-mode

  1. Co to je Org-mode?
  2. Základy používání.
  3. Co vše zvládne?
  4. Vychytávky.

Pro koho přednáška je?

Troufnu si říct, že téměř pro každého. Zejména pro ty kteří:

  • chtějí mít ve věcech trošku větší pořádek
  • vůbec neví, co to je GTD
  • vědí co to je GTD, ale moc jim nejde
  • vědí co to je GTD, jde jim, ale moc se jim nelíbí nástroje

Nástroje

Co jsem časem vyzkoušel

  • Google notes
  • Evernote
  • Wunderlist
  • Evolution
  • Zim
  • Tracks
  • Google Keep
  • Redmine
  • a další

V čem je problém?

  • nástroje jsou většinou super, ale jen v nějaké oblasti
  • když už jsou docela dobré, jsou uzavřené
  • velmi často se neovládají pohodlně
  • občas se ovládají pohodlně, ale rozhodně ne efektivně

GTD ala Kepi

Ve zkratce aneb 5 Fází GTD

Zachytit (Capture)

Věc - co by jste měli zachytit?
  • Podepsal jsem novou pojistku
  • Došel toaleťák
  • Za 3 měsíce mám dát auto na technickou
  • Měl bych odpovědět na e-mail od Karla
  • Zítra mám ve dvě schůzku
  • Fakt mě zajímají vláčky
  • Za 2 až 3 roky bych si měl pořídit velblouda
  • Ta stránka o rekuperaci vypadá fakt dobře
  • Naučit se portugalsky
Inbox
  • Bloček, hPDA, Molesking, hromada PostItů
  • Nákupní seznam na lednici
  • Otevřené záložky v prohlížeči
  • Doručené e-maily
  • Soubory v Syncthingu, Dropboxu, Google Drive
  • RSS Feedy
  • Google Keep, Evernote, Dokument, cokoliv
  • Redmine, Jira, Github a další

Vyjasnit (Clarify)

Šuplíky (Buckets)
  1. Koš
  2. Někdy/Možná
  3. Lechtač (Tickler)
  4. Reference
  5. Čeká na
  6. Další možné akce
    1. Hovory
    2. U počítače
    3. Sprinty - kdekoliv do 10 minut
    4. Přečíst/Revize
    5. Nákup
  7. Kalendář
  8. Projekty
Výběr šuplíku

Jedna z nejtěžších věcí na GTD, pokud nemáte vše rozmyšlené a zároveň jedna z nejpřínosnějších.

  1. Dá se nad věcí udělat nějaká akce?
  2. Nedá se to náhodou zvládnout do 2 minut?
  3. Jaká je další akce nad danou věcí? Místo centrální vysavač přidejte úkol Prohlédnout si recenze na centrální vysavač
  4. Udělat? Delegovat? Odložit?

Organizovat (Organize)

Máme vyjasněno, jak to tedy zařídíme?

Ve fázi organizace se zabýváme hlavně tím, jak zařídit funkčnost šuplíků, které jsme pro vyjasnění vymysleli.

Reflektovat (Reflect)

Reflect či Review je nejproblematičtější a nejdůležitější částí v GTD.

Bez něj systém jednoduše nikdy nebude fungovat.

  1. Aktualizovat systém
  2. Poskytnout důvěryhodnou perspektivu
Denní review

Záleží co se vám osvědčí. Můžete například:

  1. V hlavním inboxu: vyjasnit vše relevantní, odložit to co není.
  2. Projít si naplánované akce na daný den.
  3. Projít si položky ze seznamu dalších akcí.
  4. Upravit plán pro daný den.
  5. Projít Čeká na - dle vašeho systému.
  6. Když máte čas, vyjasnit odložené.
Týdenní review
  1. Vše vyčistěte - projděte všechny inboxy, udělejte vyjasnění.
  2. Projděte si vše odložené a vyjasněte.
  3. Projít si položky ze seznamu dalších akcí.
  4. Mrkněte se na kalendář, projděte si co máte tento týden dělat.
  5. Projděte Čeká na - vždy.
  6. Projděte si projekty
    1. má každý alespoň jednu akci?
    2. není už něco z úkolů hotové?
    3. není už nějaký projekt hotový komplet?
  7. Projděže si někdy/možná a podobné. Když máte čas, projděte vždy vše.

Udělat Engage

Kontext
  1. Kde jste? @Home, @Work, @Store
  2. Kam míříte? ToHome, ToWork
  3. Odkud míříte? FromHome
  4. Co máte k dispozici? UKompu
Dostupný čas

Je 10 dopoledne a za hodinu máte jít s kolegy na oběd.

Dostupná energie

Já to vnímám většinou jako náladu či chuť.

Hraní, Flákání, Čtení, OS, Pracovní, Zkoušení, Vzdělávání

Priorita
A
kritické
B
důležité
C
hodilo by se

Priorita přichází na řadu až po kontextu, dostupném času a energii.

Další poznatky

Dobře věc popište

  1. Akční titulek - používejte Zařiď, Zapiš, Domluv místo Zařídit…
  2. Je-li to potřeba doplňte dobrý popis
  3. Dekomponujte. Pokud se úkol dá udělat na víc částí, rozdělte ho.

Na čem to nejčastěji selhává?

Nezpracovávám Inbox

  • opakované procházení plných Inboxů
  • bojím se, že bude moc práce řešit
  • když chci řešit, tak nevím přesně kam - nutné vylepšit vyjasnění

Není čas na review, musím pracovat

Bez review bohužel GTD nefunguje. Můžete se v tom plácat i delší dobu, ale přínos bude minimální.

  • najděte si ideální čas na denní review. Někdo rád na konci dne, někdo na začátku.
  • nastavte si opakovaný úkol a dejte si do něj jednu část review
  • zkuste udělat první den kousek, další o kousek víc
  • cokoliv můžete zjednodušit, zjednodušte

Denní review by vám mělo zabrat cca 5 minut. Týdenní je různé, ale časem se vlezete bez problémů do hodiny. Ušetříte mnohem víc.

Nechce se dělat review

  • vykašlete se na rady nejlepšího času na řešení GTD
  • vyzkoušejte různé dny a časy
  • zkuste si rozložit týdenní review na vícero částí
  • zkuste udělat týdenní review jednou za 14 dní :)

To není tak důležité. Udržím to v hlavě!

Většině to bude chvíli trvat, ale časem si myslím, že k tomu dojde každý.

Zásadní je přenést do Inboxu opravdu vše a na nic nemyslet.

Pracovní věci dobrý, ale přece si nebudu psát nákup

To stejné jako předchozí bod. V práci si hlavu prostě nevyčistíte, když se budete v hlavě stále vracet k tomu, že máte po práci skočit nakoupit nebo přemýšlet, jestli jste zaplatili pojistku.

Vyzkoušejte si to. Přidávejte po kouscích.

Co potřebujeme?

  1. Přidat věc do Inboxu. Cokoliv, kdekoliv, kdykoliv.
  2. Zpracovat Inbox.
  3. Nastavit termín.
  4. Nastavit kontext, tagy a další.
  5. Přiložit obrázky, dokumenty a další soubory.
  6. Zobrazit správné úkoly ve správnou chvíli.
  7. Řešit review.

Org-mode

Org mode is for keeping notes, maintaining TODO lists, planning projects, and authoring documents with a fast and effective plain-text system.

Proč Org mód

  1. Umožňuje vše co v rámci GTD potřebujeme
  2. Je to otevřený systém nad daty v čistém textu. Nikomu se neuvážete.
  3. Umožňuje přizpůsobení konfigurace téměř libovolným potřebám.
  4. Používá ho velké množství lidí, snadno se dají najít řešení a pomoc.
  5. Postupně se objevuje se podpora v dalších nástrojích.

Org formát

Org struktura

  • Org umí pracovat s jedním či více soubory
  • Logické celky jsou oddělené hlavičkami, které se zanořují pod sebe
  • Počet úrovní zanoření není omezený

Rychlé rozjetí

Více se můžete dozvědět dnes ve čtyři na mé další přednášce nebo ze zdrojů.

  1. nainstalujete Emacs
  2. nainstalujete Spacemacs (větev develop)
  3. přidáte pár vrstev
  4. otevřete .org soubor

Hotovo!

Mé GTD v Org-mode

Zachytit

Ruční vytvoření věci

Org capture

Org capture umožňuje zachytit

  • aktuální položku v Emacsu (jiný úkol, e-mail, cokoliv dalšího)
  • odkaz ve schránce
  • webovou stránku - včetně obsahu
  • obrázek
  • kontakt
  • e-mail
  • téměř cokoliv dalšího
Výchozí TODO

Šablony pro zachytávání
Určíme písmenko, pod kterým šablonu zavoláme. Může být hierarchické.
Můžeme určit jakou položku zachycujeme
  • Jako vlastní záznam
  • Jako položka do seznamu
  • Jako zaškrtávací položka do seznamu
  • Jako nový řádek tabulky
Můžeme vybrat kam se má ukládat
  • Konkrétní soubor
  • Konkrétní nadpis (unikátní, v hierarchii nebo regexpem)
  • Strom dle data (např. pro deník)
  • Aktivní položka ve které trackujeme čas
  • A samozřejmě vlastní funkce určující kam
Speciální vlastnosti
  • Okamžité přidání bez ručního doplňování informací
  • Zapnout nebo pokračovat v časování
  • Zeptat se na datum a čas pro položku
Nastavíme text a vlastnosti doplněné dle zástupek:
  • Datum, čas či kombinace
  • Text ze schránky
  • Soubor ve kterém jsme právě byli
  • Dotaz na konkrétní hodnoty
  • Umístit kurzor na specifické místo
Ukázka

Org protocol

Org protocol umožňuje skrz Emacs Client zachytit zprávy, které potřebujeme.

Webové stránky

E-mailový klient
mu4e
SPC a o l
Thunderbird
Thunderlink
Outlook
Pár tipů na SuperUser
Gmail
StackOverflow tipy

Struktura věci

Struktura věci - rozbalené podnadpisy

Orgzly

Orgzly je aplikace pro Android, která vám umožní pracovat s vašimi Org soubory téměř stejně jako na počítači.

Skripty

Pracujeme s textovými soubory, takže samozřejmě není problém si vyrobit vlastní skript na capture.

Vyjasnit a Organizovat

Stavy

Tagy

  • předdefinované tagy
  • skupiny tagů
  • rychlo výběr tagů
  • hierarchie tagů
  • dědění tagů
  • file tagy

Priority

Výchozí jsou A, B, C, tedy přesně tak jak se nám hodí.

A
kritické
B
důležité
C
hodilo by se

Prioritu B nemusíte uvádět, je automatická.

Schedule a Deadline

Refile

Standardní refile

Refile přes hydru

Šuplíky

Koš
smazat
Někdy/Možná
TODO + tag
Lechtač (Tickler)
TODO + tag
Reference
refile na místo pro reference
Čeká na
stav
(no term)
Další možné akce
Hovory
stav
U počítače
tag
Sprinty
tag
Přečíst/Revize
tag
Nákup
tag kontextu
Kalendář
schedule / deadline
Projekty
tag případně jiné členění

Reflektovat

Agenda

Možnosti
  • vyhledávání a filtrování
  • denní/týdenní/měsíční/roční zobrazení
  • pouvání termínů
  • přepínání zobrazeného dne
Výchozí denní agenda

Vyhledávání
Vícero agend
Denní review
Týdenní review
Označování a hromadné akce

Archiv

  1. archivace v rámci dokumentu
  2. archivace bokem
  3. archivace stromu
  4. vyhledávání v archivu

Udělat

Další pomůcky

  • clocking
  • logbook
  • změna stavů
  • INPROG úkoly
  • psaní postupu
  • export

Vychytávky do Orgu

Org columns

Org attach

Umožní přiložit soubor z webu či disku k dané položce a zůstat u ní.

Opět přímo v Org módu, mrkněte tedy na manuál. Klávesovka v Spacemacsu je ,A.

RSS Feedy

Opět už je součástí Org módu, takže nastavení najdete v Org Manuálu. Kláveskovka pro přístup k updatu a inboxu je SPC a o f

Org screenshot

Díky dfeich/org-screenshot lze jednoduše přímo z orgu spustit vytvoření screenshotu, obrázek se ihned vloží na místo, kde jste.

Organic

Org brain

Koncept mapování přímo z Orgu díky Kungsgeten/org-brain.

Org mind map

Pocket reader

Org babel

Jako poslední ten naprosto nejdůležitější, alespoň pro mě :) Používání kódu z různých programovacíh jazyků přímo z Org mode. 

#+BEGIN_SRC http :pretty
GET http://wttr.in/Brno?T0
#+END_SRC

#+RESULTS:
: Weather report: Brno, Czech Republic
: 
:     \  /       Partly cloudy
:   _ /"".-.     14 °C          
:     \_(   ).   ← 6 km/h       
:     /(___(__)  20 km          
:                0.0 mm

Závěr

Úvod do Spacemacsu

Komu se Org zalíbil, v 16 mám přednášku, kde se můžete naučit jak si ho rychle zprovoznit :)

Zdroje

V prezentaci bylo použito několik obrázků (všechny ručně vypdající náčrtky) od Sacha Chua, licence CC BY-NC-SA 3.0.

A to je konec

kepi |  @KepiCZ |  kepi


Prezentaci, její zdroják i ukázkové soubory najdete na:

igloonet/hosting-talks